Manual de Tratamiento de Datos Personales y Hábeas Data
Reglamento interno de procedimientos, derechos del titular y garantías de protección de la información conforme a la legislación de la República de Colombia.
1. Objeto y Alcance Legal
El presente documento constituye la Política y Procedimiento de Tratamiento de Datos Personales de ASO AI SOLUTIONS (con sede principal y domicilio en la Carrera 79 # 57 - 65 Medellín - Antioquia - Colombia), elaborada en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Esta política rige para todas las bases de datos digitales, manuales o automatizadas que contengan datos de prospectos comerciales, clientes empresariales, usuarios de nuestros agentes de Inteligencia Artificial, participantes en webinars, empleados y contratistas de ASO AI Solutions en Colombia y el exterior.
2. Mecanismo de Autorización Previa, Expresa e Informada
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales por parte de ASO AI Solutions requiere de la autorización previa, informada y expresa del Titular, obtenida mediante cualquier mecanismo que permita su posterior consulta:
- Casilla de Aceptación en Formularios Web: En nuestro sitio web oficial (asoaisolutions.com), el usuario marca expresamente la casilla de verificación de Hábeas Data antes de remitir sus datos a nuestra mesa de soluciones.
- Canales Conversacionales de WhatsApp Business API: Al interactuar con nuestros agentes cognitivos oficiales, se emite un mensaje inicial donde se informa la finalidad del canal y se brinda acceso directo a esta política.
- Acuerdos Comerciales B2B: Cláusulas expresas suscritas en propuestas de servicios, contratos de licenciamiento de software o acuerdos de confidencialidad (NDA).
3. Datos de Contacto Institucional y Comercial (Excepción Art. 2 Decreto 1377/2013)
En virtud del artículo 2 del Decreto 1377 de 2013, las disposiciones de esta política no aplican a los datos de personas naturales relativos a su vinculación comercial, funcional o profesional con una persona jurídica (tales como nombre corporativo, cargo, teléfono institucional y correo corporativo), cuando sean utilizados estrictamente para fines de relacionamiento comercial entre empresas (B2B). Sin perjuicio de lo anterior, ASO AI Solutions aplica sobre tales datos los más rigurosos estándares de seguridad y confidencialidad.
4. Tratamiento Taxativo de Datos Sensibles y Menores de Edad
ASO AI Solutions NO solicita ni condiciona sus servicios al suministro de datos de carácter sensible (tales como origen racial, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud o biométricos de carácter personal).
Así mismo, nuestros servicios están destinados exclusivamente a personas mayores de 18 años y a representantes de organizaciones legalmente constituidas. En caso de detectarse información de menores de edad sin la debida representación legal, se procederá a su supresión inmediata de nuestros repositorios de datos.
5. Procedimiento Legal para Consultas y Reclamos de Hábeas Data
En estricto apego a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, todo titular o persona legitimada podrá ejercer sus derechos de consulta y reclamo conforme a las siguientes pautas legales:
Trámite de Consultas
Solicitudes para conocer qué datos reposan en nuestras bases, cuál es el uso que se les está dando o solicitar copia de la autorización otorgada.
Trámite de Reclamos y Supresiones
Solicitudes de corrección, actualización, supresión de datos o revocatoria de la autorización por presunto incumplimiento de la normatividad.
6. Requisitos para Radicar Solicitudes de Hábeas Data
Para garantizar la debida identificación del titular y evitar fraudes o suplantaciones, la solicitud enviada por correo electrónico a contacto@asoaisolutions.com o radicada por escrito en nuestra sede principal (Carrera 79 # 57 - 65 Medellín - Antioquia - Colombia) debe contener:
- Nombre completo del titular de la información y número de documento de identidad (Cédula de Ciudadanía, Extranjería o NIT).
- En caso de actuar mediante apoderado o representante, copia del poder especial o documento que acredite la representación legal.
- Descripción clara y sucinta de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo y la petición concreta (actualización, corrección, revocatoria o supresión).
- Dirección física o correo electrónico designado para recibir la notificación de la respuesta.
- Documentos o soportes que fundamenten la solicitud (si aplica).
7. Deberes de ASO AI Solutions como Responsable del Tratamiento
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ASO AI Solutions asume de forma ineludible los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
- Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. Autoridad de Control y Vigilancia
La entidad encargada de ejercer la vigilancia del cumplimiento del régimen de protección de datos personales en la República de Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.
El Titular podrá acudir a dicha entidad una vez haya agotado el trámite directo de consulta o reclamo ante ASO AI Solutions (www.sic.gov.co).